Vrum veut centraliser les échanges autour de la réparation

Une dizaine de carrosseries livrées en décembre dernier, dont celles de trois grands groupes de distribution VN/VO dans l’est de la France : l’initiative Vrum a passé la vitesse supérieure ces derniers mois. Imaginée par Sébastien Friedrich, ancien partner du cabinet Deloitte et dirigeant d’Anaxaf, cette solution qui se rêve en ERP du carrossier est déjà riche de promesses. Car elle entend réduire la part d’irritants tout au long de la chaîne de valeur. Notamment ceux qui compliquent les échanges entre le réparateur et les multiples assureurs, plateformes de gestion de sinistres et cabinets d’expertise auxquels il a affaire à chaque sinistre.

Concrètement, Vrum se présente sous la forme d’un portail unique doté de plusieurs fonctionnalités majeures. La première : la récupération des données des dossiers sur les sites assurantiels et/ou les plateformes des experts, ainsi que dans la messagerie de la carrosserie pour certains procès-verbaux ou rapports d’expertise. La deuxième : l’enrichissement des données pour permettre un accès plus rapide aux informations clients, véhicules, experts, typologies de traitement (expertise à distance, expertise terrain, photo expertise par le client assisté par l’IA) ou dates clés. La troisième : la possibilité de gérer les événements liés aux dossiers par le biais de messages aux experts (devis, géométrie, photos, facture ou relance). Pour prouver les promesses de Vrum, Anaxaf a mesuré les performances obtenues sur une centaine de dossiers en cours dans ses ateliers pilotes.

L’économie de temps estimée pour le chef d’atelier est estimée entre 30 à 40 minutes par jour car celui-ci n’est plus aussi surchargé de tâches administratives et n’est plus l’unique point de passage des flux d’information. « Nous voulons élargir au maximum l’accès aux dossiers car en réalité, peu d’informations liées à ceux-ci sont confidentielles pour ce qui est du suivi opérationnel », souligne Sébastien Friedrich. L’accès immédiat au statut des dossiers au sein de la carrosserie, y compris pour les groupes multisites, procure un gain quotidien de 5 à 10 minutes. La meilleure répartition des tâches qu’engendre la solution au sein de la carrosserie – accueil, prise de rendez-vous, facturation qui peuvent être assurées par d’autres que le responsable d’atelier – promet un gain de 5 à 10 minutes par jour également. Au final, l’économie de temps peut ainsi atteindre une heure à la fin de la journée de travail et permettre à l’entreprise de revaloriser ses tarifs horaires de 2 à 3 € supplémentaires, « par meilleur retour d’informations aux assureurs » selon Anaxaf. 

Par ailleurs, la simplicité de la solution permet de former plus rapidement le personnel administratif à la gestion des dossiers et leur offre la possibilité d’adresser plus de volume. Conçu en mode SaaS ("software as a service"), Vrum se présente sous la forme d’une web app, donc 100 % en ligne, et ne nécessite pas d’installation. Utilisable sur ordinateur, tablette ou smartphone, il peut même permettre de monitorer à distance les dossiers gérés par plusieurs ateliers dans le cas d’une entreprise multisites. Anaxaf facture son portail unique 200 € par mois pour les liens assurantiels et expertaux ou 100 € par mois pour les liens expertaux uniquement. Une facturation "plafond" applicable à chaque site physique.

Cette volonté de simplicité est née des constats réalisés par Sébastien Friedrich lors de ses visites dans des ateliers. Et notamment de la difficulté de savoir précisément quand le véhicule sortirait prêt de l’atelier. « Les assureurs comme les constructeurs ne font pas suffisamment attention à la promesse de transparence du parcours de réparation », affirme Sébastien Friedrich. Un "quand" qui peut être ajusté en cours de traitement mais qui nécessite tout de même d’être communiqué, ce qui ne saurait se faire sans maîtriser l’ensemble des temps de traitements des dossiers et la communication entre les différentes parties. « Lors de mon immersion dans les ateliers, j’ai rapidement constaté qu’outre le manque de solutions digitales dont pouvaient encore souffrir les carrossiers, les différentes plateformes avec lesquelles leurs outils communiquent ne dialoguent pas suffisamment entre elles. Or, bon nombre de DMS et d’outils expertaux ne comblent pas ce déficit dans la transmission d’informations », déplore le dirigeant.

Pour un garage de taille moyenne avec une centaine d’encours de dossiers, le carrossier dispose de cinq à douze sources d’informations différentes qui l’obligent à multiplier les connexions et génèrent encore beaucoup de papier. Ce qui nuit à la visibilité. « Certains garages ont également plusieurs comptes ouverts sur les plateformes des cabinets d’expertise… Il faut rationaliser tout cela », plaide Sébastien Friedrich. Aussi, en canalisant et interfaçant l’ensemble de ces connexions sur un même portail pour offrir une vision centralisée de l’ensemble des missions arrivant dans l’atelier, Vrum permet aussi de gérer mieux les retours d’informations du garage vers l’assureur et/ou l’expert, via une messagerie qui évite toute ressaisie d’infirmation.

Vrum n’a toutefois pas fini d’évoluer et Anaxaf planche déjà sur un planning d’atelier avec le détail des tâches. « Le marché des logiciels de planification ne manque pas d’outils performants mais ils sont souvent trop complexes. Or, en carrosserie, le meilleur planning est celui qui répond à la gestion d’événements. Par exemple, une rupture imprévue dans l’approvisionnement de la pièce. Mais nous n’en sommes encore qu’à l’état de projet », tempère Sébastien Friedrich.